ابعاد ساختار سازمانی.پایان نامه درباره مهندسی مجدد

ابعاد ساختار سازمانی

در تعیین ابعاد ساختاری، عوامل زیادی را برشمرده اند و این عوامل با توجّه به دید و نگرش اندیشمندان دارای تنوع زیادی است. شاید اگر محققین در نظر بگیرند که چرا عواملی که بر می شمارند، جزء ابعاد ساختاری است، از تنوع و تعدد این ابعاد کاسته شود. از جمله این عوامل می توان به اجزای اداری،استقلال، تمرکز،پیچیدگی،تفویض اختیار،تفکیک،رسمیت،تلفیق،حرفه ای گرایی،حیطه نظارت،تخصص گرایی، استانداردسازی و تعداد سطوح سلسله مراتب عمودی اشاره کرد.که اکثر نظریه پردازان سازمانی از میان آن ها در سه بعد رسمیت، پیچیدگی و تمرکز اتفاق نظر دارند. ابعاد ساختاری بیانگر ویژگی های درونی سازمان هستند و شدت یا ضعف هر کدام از این سه بعد در شکل گیری کلی ساختار سازمانی مؤثر است. شایان ذکر است که این عوامل به طور مستقیم یا غیر مستقیم در این سه بعد مستتر هستند و عدم توافق اندیشمندان بر روی این عوامل ،از نحوه تعاریف عملیاتی آنان سرچشمه می گیرد. اجزاء سه گانه ای که برای ایجاد ساختار سازمانی بکار برده می شود  عبارتند از : پیچیدگی، رسمیت و تمرکز که در هم ادغام می شوند و از مجموع آن ها ساختار سازمانی به وجود می آید.(مجیدی و دیگران،۱۳۹۰،ص ۹)

۲-۲۲-۱ پیچیدگی

پیچیدگی عبارت ست از تعداد سطوح مدیریتی که در سازمان وجود دارد.( مجیبی و میلانی،۱۳۹۰:ص ۱۵)

۲-۲۲-۱-۱پیچیدگی افقی: هر قدر تعداد مشاغل یا وظایف در یک سازمان متفاوت و متنوع باشد سازمان از نظر افقی پیچیدگی بیشتری خواهد داشت. زیرا تخصص ها و کارهای گوناگون موجب می شود که اعضای سازمان نتوانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و از نظر مدیریت نیز هماهنگ کردن فعّالیت ها مشکل می شود.  پیچیدگی افقی تقسیم کارهای سازمان به واحد های کوچکتر و فرعی است که از طریق شاخص تعداد واحدهای مختلف در درون سازمان اندازه گیری می شود.(همان منبع:ص۱۵)

۲-۲۲-۱-۲پیچیدگی عمودی: همان سلسله مراتب اداری یا عمق نمودار سازمانی است و هرقدر فاصله میان بالاترین و پایین ترین مسؤلان سازمان بیشتر باشد، سازمان پیچیده تر خواهد بود. علت این پیچیدگی در آن است که امکانات بالقوه بیشتری برای مخدوش کردن سیستم ارتباطی وجود دارد و هماهنگ کردن تصمیماتی که مدیران سطوح مختلف می گیرند مشکل تر می شود.تفکیک عمودی به عمق یا ارتفاع ساختار سازمان یا تعداد سطوح سلسله مراتب سازمانی اشاره دارد.(حجازی،۱۳۸۸،ص۷۰)

۲-۲۲-۱-۳پراکندگی جغرافیایی: فاصله ای است که از نظر جغرافیایی بین واحدهای یک سازمان و اعضاء و کارکنان آن وجود دارد.هرچه پراکندگی جغرافیایی یک سازمان بیشتر باشد پیچیدگی آن نیز بیشتر خواهد شد. تفکیک فضایی(پراکندگی جغرافیایی )می تواند به صورت عمودی یا افقی باشد ؛یعنی با توجّه به نوع کار و وظیفه ای که فرد در ساختار عمودی و افقی سازمان عهده دار است و با توجّه به فاصله ای که با مرکز قدرت دارد،کارها و کارکنان در نقاط مختلف پراکنده اند.(همان منبع:ص۷۰)

چرا پیچیدگی مهم است؟افزایش پیچیدگی،ایجاد خواسته ها و الزامات مختلفی برای مدیر می کند.پیچیدگی خیلی زیاد مستلزم توجّه قابل ملاحظه ای به مسائل مربوط به ارتباطات،هماهنگی و کنترل است.یک سازمان بسیارپیچیده نیاز بیشتری به ارتباطات، هماهنگی اثربخش و روشهای کنترل مؤثر دارد.

Alas&Vilson, 2012, p495))

۲-۲۲-۲تمرکز

تمرکز به میزانی از اختیار تصمیم گیری دلالت دارد که در یک نقطه واحد ، در بالای سلسله مراتب سازمانی جمع شده باشد، در نتیجه در یک سازمان با تمرکز زیاد برای اعضای سطوح پایین تر سلسله مراتب ،میزان حداقلی از مشارکت در فرآیند تصمیم گیری متصور  است. Alas& Vilson, 2012, p494-498)) تمرکز اشاره به چگونگی توزیع قدرت در سازمان دارد.در واحدهای سازمانی متمرکز،بیشتر تصمیمات از طریق سلسله مراتب فرماندهی اتخاذ می گردد.تحقیقات نشان می دهد در سازمان های بزرگ عدم تمرکز بیشتر اجرا می شود و مدیران حتی الامکان تصمیم گیری ها را به مدیران رده های پایین تر از خود واگذار می کنند،چون در غیر اینصورت سرعت تصمیم گیری به شدت کاهش می یابد.(جبل عاملی،۱۳۹۰:ص۴۵)

به طور کلی سه عامل در تعیین میزان عدم تمرکز سازمانی تأثیر دارد:

الف)اعتماد: هر قدر مدیران به زیر دستان اعتماد بیشتری داشته باشند و آنان را افراد شایسته بدانند،تفویض اختیار بیشتری صورت گرفته و نهایتا” در سازمان عدم تمرکز ایجاد می شود.

ب) اطلاعات: هر قدر مکانیزم های تبادل اطلاعات در مبادی تصمیم گیری قوی تر باشد وسیستم بازخورد مناسبی جهت ارزیابی پیامدهای تصمیمات وجود داشته باشد،عدم تمرکز سازمانی نیز بیشتر خواهد شد.

ج) گستره تصمیم یک واحد بر سایر واحدها:هر قدر میزان تأثیر گذاری تصمیمات یک واحد بر عملیات واحدهای دیگر بیشتر باشد،مشارکت سایر واحدها در تصمیم گیری بیشتر شده و این امر زمینه را برای عدم تمرکز سازمانی فراهم می نماید.(همان منبع:ص۴۵)

چرا تمرکز و عدم تمرکز مهم است؟به منظور پیشگیری از انباشتگی اطلاعات در نزد مدیر،باید اتخاذ تصمیمات به دیگران واگذار گردد و تمرکز از یک نقطه واحد به سراسر سازمان پخش شود. عدم تمرکز واکنش سازمان ها را در برابر تغییرات محیطی تسریع می نماید. Alas&Vilson, 2012, 495))

۲-۲۲-۳ رسمیت

حدی که یک سازمان برای جهت دهی رفتار کارکنانش به قوانین، مقررات و و رویه ها متکی است رسمیت نام دارد و یا به میزان اسناد و مدارکی اطلاق می شود که در سازمان وجود دارد.در این اسناد،روش ها،شرح وظایف ،مقررات و سیاست هایی که سازمان باید رعایت و اجرا نماید نوشته شده است.از اینرو وقتی رسمیت بالاست، شرح شغل های مشخص،قوانین و مقررات و دستورالعمل های روشنی درباره فرآیند کار در سازمان وجود دارد.وقتی رسمیت کم است رفتار کارکنان به طور نسبی می تواند برنامه ریزی نشده باشد.در چنین موقعیتی، کارکنان در بکارگیری نقطه نظرات خود از آزادی عمل بیشتری برخوردارند. (مجیبی و میلانی ،۱۳۹۰،ص ۱۶)

چرا رسمیت مهم است؟استاندارد نمودن رفتار،تغییر پذیری را کاهش می دهد.همچنین باعث هماهنگی در کار می شود.منافع اقتصادی حاصل از رسمیت را نباید بیش از حد جلوه داد.رسمیت  بیشتر آزادی عملی را از متصدیان می طلبد.مشاغلی که ازرسمیت کمتری برخوردار باشند،قضاوت های تخصصی متصدیان در آن ها بیشتر کاربرد دارد. Alas&Vilson, 2012, 496))

فنون رسمی سازی: مدیران، فنونی در اختیار دارند که به کمک آن ها می توانند رفتار کارکنان خود را اصلاح کنند.این فنون عبارتند از:

گزینش: یک فرآیند گزینش اثربخش به منظور تعیین تناسب متقاضیان با سازمان طراحی می شود.

الزامات نقش: هر شغل با توجّه به انتظاراتی که از آن می رود،انجام می شود.

 قوانین،رویه ها و خط مشی ها: بیانیه های واضح و روشنی هستند که به کارکنان می گویند چه چیزی یا کاری را انجام داده و چه کاری را انجام ندهند.

آموزش: بسیاری از سازمان ها برای کارکنان خود دوره های آموزشی تدارک می بینند.(صادقی،۱۳۹۱:ص۳)

ابعاد محتوایی

ابعد محتوایی معرف کل سازمان و جایگاه آن است .این متغیرها وضعیت ابعاد ساختاری سازمان را تعیین می کنند.ابعاد محتوایی عبارتند از : استراتژی، عدم اطمینان محیطی، تکنولوژی، اندازه سازمان، فرهنگ سازمانی. اجزای ساختار باید به گونه ای برگزیده شوند که ضمن حفظ سازگاری داخلی، با وضع سازمان،یعنی اندازه و پیشینگی، محیط فعّالیت و نظام بهره برداری و همانند آن نیز سازگار باشند.(مجیدی و دیگران ،۱۳۹۰،ص ۱۰)

Related articles