عوامل کلیدی موفقیت در استقرار مدیریت دانش

۱-۱-      عوامل کلیدی موفقیت در استقرار مدیریت دانش

مدیریت دانش، مانند هر موضوع دیگر از زوایای مختلفی مورد بررسی قرار گرفته است. برخی از پژوهشگران، وجود زیرساخت‌های فنی و فناوری را به عنوان عامل کلیدی موفقیت، مورد تأکید قرارداده و برخی دیگر نیز بر عوامل فرهنگی تاکید کرده اند. آلازمی و زئیری[۱] از جمله از پژوهشگرانی هستند که آرای صاحب‌نظران مختلف را در این خصوص مورد بررسی قرار داده‌اند. نتایج این بررسی به صورت خلاصه در جدول زیر نمایش داده شده است.:

 

 

 

جدول ‏۲‑۸ : عوامل کلیدی موفقیت مدیریت دانش (آلازمی و زئیری، ۲۰۰۳)

صاحبنظران عوامل کلیدی موفقیت مدیریت دانش
ویگ (۱۹۹۶) فرآیندهای مدیریت دانش- ایجاد، سازماندهی، انتقال، تبدیل، حفظ و به کارگیری دانش
داونپورت، دی لانگ و بیر (۱۹۹۸) زیر ساخت‌های سازمانی و فنی، ساختار دانش، حاکمیت فرهنگ و جو دوستانه در سازمان، اهداف روشن و زبان مشترک، حمایت مدیران ارشد، رفع موانع انگیزشی
داونپورت و پروساک (۱۹۹۸) فناوری، ایجاد و انتقال دانش، تسهیم دانش، مخازن الکترونیکی دانش، آموزش، فرهنگ و رهبری، اعتماد
موری (۱۹۹۸) در دسترس بودن دانش، درست بودن و بهنگام بودن دانش
ترسلر (۱۹۹۸) تعهد مدیریت، ایجاد و انگیزه برای توزیع دانش، فرهنگ، فناوری، آموزش و یادگیری
فنیران (۱۹۹۹) ایجاد دانش، تسهیم اطلاعات و دانش، فرهنگ مناسب
لیبوویتز (۱۹۹۹) راهبردهای مدیریت دانش با حمایت مدیران ارشد، فناوری، تشویق کارکنان به توزیع دانش، مخازن دانش
ماناسکو (۱۹۹۹) گروه‌های دانش، فناوری، ایجاد محتوا، نظارت بر محتوا، افزایش فرآیند ایجاد و تسهیم دانش
باسی (۲۰۰۰) یادگیری افراد (چه و چگونه)، اجرای افراد (چگونه)، تسهیم دانش و اطلاعات
چوی (۲۰۰۰) آموزش کارکنان، مشارکت کارکنان، کار تیمی، توانمند سازی کارکنان، حمایت مدیران ارشد
اسکیرم و آمیدون (۲۰۰۰) رهبری دانش، ایجاد دانش و فرهنگ تسهیم، یادگیری مستمر، زیرساخت‌های فنی
هسینگ (۲۰۰۱) فرهنگ مشارکت، حمایت مدیران ارشد، فناوری اطلاعات، یکپارچگی میان فرآیند‌های مدیریت دانش (ایجاد، ذخیره، انتقال و کاربرد دانش)

برخی از عوامل کلیدی موفقیت مدیریت دانش که در جدول آلازمی و زئیری توسط پژوهشگران مختلف ارائه شده‌اند عبارتند از:

الف – فرهنگ سازمانی

فرهنگ سازمانی، به عنوان “مجموعه ارزش‌ها، باورها و اعتقادات مشترک اعضای سازمان” (هابر، ۲۰۰۱) یک عامل کلیدی در موفقیت مدیریت دانش است (مارتین، ۲۰۰۰؛ نپ و یو، ۱۹۹۹)  و می تواند بر روی فرآیندهای مدیریت دانش تأثیر گذارد (چن و لی، ۲۰۰۵). دانش در صورتی می تواند به طور موثر در سازمان خلق و تسهیم شود، که مورد حمایت فرهنگ سازمان قرار گیرد (وانگ و احمد، ۲۰۰۳). ترویج فرهنگ تسهیم، همکاری، اعتماد و یادگیری در سازمان نقش بسزایی در تسهیل خلق و انتقال دانش در سازمان دارند.

فرهنگ به عنوان چیزی که به طور رسمی توافق شده و آنچه واقعاً اتفاق افتاده است بیان می‌شود. همان اصولی که برای فرهنگ به کار برده می‌شود می‌تواند برای مدیریت دانش نیز به کار برده شود، زیرا که سازمان می‌تواند یک فرهنگ دانشی داشته باشد. یک فرهنگ دانش محور افراد را در تمام سازمان برای پخش دانش به چالش می‌کشاند (داونپورت و پروساک، ۱۹۹۸). محققین زیادی فرهنگ سازمانی را از عوامل ضروری برای اجرای مدیریت دانش درون یک سازمان در نظر گرفته‌اند:

(سلیمان و اسپونر، ۲۰۰۰؛ سانتورو و دیگران، ۲۰۰۰؛ استانکواسکای و بالدانزا، ۲۰۰۱؛ دبلیوالسیزاک و چایودهری، ۲۰۰۵؛ داونپورت و پروساک، ۱۹۹۸؛  نم و دیگران، ۲۰۰۴).

رسیدن به فرهنگ دانش مستلزم توجه مدیریتی در سه ناحیه است: آماده سازی سازمان، مدیریت دارایی‌های دانش و به کارگماری دانش برای مزیت رقابتی (ابل و ابرو[۲]، ۱۹۹۷).

تغییر فرهنگ خیلی وقت گیر و مشکل است و شانس موفقیت خیلی پایین است منتها وقتی فرهنگ درک و توسط کارمندان پذیرفته شود، تسهیل می‌شود (چایودهری، ۲۰۰۵). اگر سازمان ماهیتاً تمایل به پخش دانش داشته باشد، توانمند ساختن پخش دانش نسبتاً آسان‌تر می‌شود. اگر سازمان یک فرهنگ ذخیره دانش را پرورش دهد باید پیامدهای منفی بخش دانش از سازمان دور شود. مردم می‌خواهند دانش شان را به اشتراک گذارند آنها می خواهند که دیگران توانایی دانشی آنها را بدانند. پس باید برای افراد وسایل و محیطی که آنها می‌خواهند از این طریق دانش‌شان را بخش کنند فراهم کنیم (حسن علی، ۲۰۰۲) و برای پشتیبانی از تلاش‌های بخش و خلق دانش در سازمان رویه‌هایی ایجاد شود بنابراین مدیران سازمان باید تلاش کنند تا رویه‌ها و قوانین مدیریت دانش در سازمان به صورت هنجارهای فرهنگی در آید (سلیمان و اسپونر، ۲۰۰۰).

ب- اعتماد

اعتماد را می‌توان به عنوان حفظ ایمان متقابل نسبت به همدیگر بر اساس نیت و رفتار تعریف کرد. در تضمین مدیریت اثربخش دانش، اعتماد می تواند به عنوان یک عامل کلیدی مورد توجه قرار گیرد (تاسی و چن، ۲۰۰۷). اعتماد ممکن است مبادله دانش را به طور موثر و اساسی تسهیل کند. هنگامی که روابط بر اساس اعتماد بالا باشد افراد تمایل بیشتری برای مشارکت در مبادله دانش دارند (لی و چوی، ۲۰۰۳). اعتماد از طریق توسعه روابط فردی و با اجتماعی ساختن افراد بدست می‌آید.

پیترسن و پاول فلت (۲۰۰۲) تحقیقی در خصوص اهمیت ایجاد اعتماد در سازمان‌های مختلف دانمارک انجام دادند. آن‌ها دریافتند که وجود اعتماد برای موفقیت در ایجاد دانش حیاتی و حتی مهم ترین عنصر این موفقیت است. این عنصر مخصوصاً در توزیع دانش، خودنمایی می‌کند. آنها معتقد بودند که اگر جو اعتماد بر سازمان حاکم نباشد کارکنان، دانش خود را در اختیار دیگران نخواهند گذاشت (صلواتی، ۱۳۸۵، ص۹۲).

سزولنسکی[۳] (۲۰۰۱) نیز به طور تجربی بررسی و مشاهده کرد که فقدان اعتماد در میان کارکنان از موانع کلیدی در برابر مبادله دانش است. افزایش مبادله دانش بر اساس اعتماد متقابل به خلق دانش می‌انجامد. اعتماد همچنین در یک تیم درون سازمانی یا بین سازمانی به دلیل جلوگیری از دادن اطلاعات مهم است (لی و چوی، ۲۰۰۳).

از اعتماد مکرراً این‌گونه بحث شده است که اعتماد برای تسهیم دانش مهم است. بسیاری از نویسندگان معتقدند که وقتی روابط مبتنی بر اعتماد بین افراد وجود داشته باشد افراد تمایل بیشتری به ارائه دانش یکدیگر دارند (اندروز و دلاهی، ۲۰۰۰؛ لوین، ۱۹۹۹؛ مایر و دیگران، ۱۹۹۵؛ تی سی و گوشال، ۱۹۹۸).

ج- حمایت و مشارکت مدیران ارشد

میزان ارتباط سازنده مدیران سازمان با کارکنان را که به آنان کمک و از آنان پشتیبانی می‌کنند، حمایت مدیران می‌خوانند (رضائیان، ۱۳۸۴، ص۴۴۳). به نقش مدیران در سازمان در پیاده سازی و اجرای مدیریت دانش تاکید زیادی شده است و مدیر نقش اصلی را در موفقیت مدیریت دانش در داخل سازمان ایفا می‌کند (چانگ و دیگران، ۲۰۰۵). مشارکت مدیران ارشد در تلاش‌های مدیریت دانش، انگیزه کافی برای کارکنان برای تسهیم دانش و افزایش شانس موفقیت برنامه های مدیریت دانش را فراهم می‌نماید (سلیمان و اسپونر، ۲۰۰۰).

بطور کلی مدیران ارشد می‌توانند وظایف زیر را در پروژه‌های مدیریت دانش داشته باشند:

  • مشارکت کامل و دادن رهنمودها.
  • حمایت از رویه و پروژه های مدیریت دانش (چانگ و دیگران، ۲۰۰۵)
  • اطمینان از منابع کافی بر اساس زمان، نیروی انسانی و پول (چانگ و دیگران، ۲۰۰۵)
  • درگیری مدیران ارشد در تلاش‌های مدیریت دانش و ایجاد انگیزه کافی در کارکنان جهت تسهیم دانش (سلیمان و اسپونر، ۲۰۰۰).

د- سیستم‌ پاداش و جبران خدمات

هابر(۲۰۰۱) معتقد است که عامل‌های انگیزشی در تسهیم دانش موثرند. برای انتشار دانش، یک سازمان بایستی تمایل کارکنانش را برای نشر و هماهنگی برای پایگاه دانش پرورش دهد (واتسون، ۲۰۰۳). از آنجایی که تسهیم دانش عملی داوطلبانه است. سازمان های دانش محور باید دلیلی برای افراد که دانش را به اشتراک بگذارند داشته باشند. بنابراین باید مشوق‌هایی برای تسهیم دانش وجود داشته باشد (سلیمان و اسپونر، ۲۰۰۰). بر طبق نظر هانسن و دیگران (۱۹۹۹) سه راهکار برای تشویق به اشتراک گذاری دانش وجود دارد که عبارتند از: ترساندن آنها، تشخیص نوع کمک به آنها و ایجاد رقابت بین آنها و سرانجام پرداخت پاداش به آنها.

انگیزش برای تسهیم دانش شامل انگیزش درونی و خارجی است که به ساختار پاداش و شاخص های عملکرد نیاز دارد (واتسون، ۲۰۰۳). از قبیل ارزیابی عملکرد سالانه فرد یا طرحهای تشویقی که می‌تواند مزایایی در ارتقا نشر و استفاده دانش داشته باشد. بعضی از سازمان‌ها شروع به ارزیابی و پاداش فردی به کسانی که دانش را به اشتراک با دیگران می‌گذارند یا مورد استفاده قرار می‌دهند نموده اند. انگیزه‌های خارجی می‌تواند از طریق برنامه‌ریزی منابع انسانی بدست آید که از جمله جبران خدمات به طریق مالی و همچنین مرتبط ساختن انگیزه‌های مالی کارکنان نسبت به اهداف و مزیت سازمانی (ای اس سی اف دبلیو اِی[۴]، ۲۰۰۳).

ه-  تشریک مساعی

تشریک مساعی به عنوان درجه‌ای که افراد در یک گروه به طور فعال به همدیگر در کارهایشان کمک می‌کنند اطلاق می‌شود. فرهنگ همکاری روی خلق دانش از طریق افزایش مبادله دانش اثر می‌گذارد. مبادله دانش در میان اعضای مختلف یک پیش نیاز برای خلق دانش است. فرهنگ همکاری این نوع مبادله را توسط کاهش ترس و افزایش گشودگی[۵] نسبت به افراد دیگر انجام می‌دهد. همکاری بین اعضای سازمان، افراد مختلف را به همدیگر وصل می‌کند که می‌توانند به هم کمک کنند تا یک فهم مشترک در مورد محیط خارجی و داخلی سازمان بدست آورند. بدون فهم مشترک در میان اعضا سازمان دانش کمی ایجاد می‌شود (لی و چوی، ۲۰۰۳).

و- زیر ساخت‌های فناوری اطلاعات

لی و سا (۲۰۰۳) پیشنهاد کردند که دانش به آسانی قابل جمع آوری و تسهیم نیست،  بلکه دانش به منظور استفاده و کاربرد در محیط‌های کسب وکار تبدیل می‌شود. افراد نیازمند تبدیل دانش فردی به دانش سازمانی هستند، و فناوری اطلاعات در این راستا به عنوان ابزاری برای تبدیل کردن اطلاعات به دانش مدیریت ایفای نقش می‌کند. این همان نقشی است که فناوری اطلاعات در مدیریت دانش ایفا می‌کند. فناوری اطلاعات، دانش سازمانی شرکت را در سطح وسیع به کارکنانی که به دانش برای حل مسایل یا ارتقا عملکرد نیاز دارند، توزیع و القا می‌کند (هولساپل، ۲۰۰۵). بنابراین فناوری اطلاعات برای همه فرآیندهای کلیدی مدیریت دانش حیاتی و اساسی می‌باشد (لیدنر و علوی، ۲۰۰۱).

جدیدترین تعریف فناوری اطلاعات که تعداد کثیری از علما و دانشمندان نظیر اندولسن (۱۹۹۹)، کمپل (۱۹۹۹)، ادواردز (۱۹۹۹)، گرام (۱۹۹۹)، شوبر (۱۹۹۹) و … بر آن اتفاق نظر دارند چنین بیان شده است: “فناوری‌های اطلاعات شامل محدوده ی وسیعی از اختراعات و رسانه‌های ارتباطی است که سیستم‌های اطلاعاتی و افراد را به یکدیگر مرتبط می‌کنند، و عبارتند از: “پست الکترونیکی، کنفرانس صوتی، کنفرانس ویدیویی، اینترنت، نرم افزارها، سخت افزارها و مانند آن”.

ارتباط بهینه و جریان دانش بین اعضای سازمان می‌تواند به وسیله فناوری اطلاعات حمایت شود اما تضمین نمی شود؛  بنابراین فناوری اطلاعات برای موفقیت مدیریت دانش لازم است اما کافی نیست (بالتازارد، ۲۰۰۴). فناوری اطلاعات می‌تواند به ایجاد شبکه‌ها، تسهیل تعاملات بین فردی و کدگذاری دانش بپردازد که برای انتقال دانش کاربرد متناسبی دارد (بلادگود و سالیس بوری، ۲۰۰۱).  پس در نهایت می‌توان گفت که فناوری اطلاعات نه تنها برای ارتباطات و پخش دانش است بلکه آن وسیله ای برای جمع آوری، ذخیره، بازیابی دانش نیز می‌باشد و به عنوان یک یاری دهنده اصلی برای مدیریت دانش سازمان پذیرفته شده است (ادنفلت و لاجراسترو، ۲۰۰۵).

[۱] – Alazemi & Zair

[۲]– Abell & Aybrow

[۳]– Szulanski

[۴] – ASCFWA

[۵] – Openness

Related articles